A software robot now handles case intake: cases are ready for service recording sooner, and the insurers reject fewer of them
How a healthcare provider records 150,000 outpatient cases a year within the two-hour SLA - without mandatory checks falling victim to time pressure.
Central patient administration recorded some 150,000 outpatient cases a year by hand - from patient identity and address to insurance coverage, payer and the referring doctor. No service can be documented in SAP I-HS until the case has been checked and recorded, so intake has to happen immediately, within the two-hour SLA. Under that pressure, details such as the insurance data were left incomplete, which led to rejections by the insurers.
Seit Juni 2025 übernimmt ein Software-Roboter die Fallaufnahme. Er greift neu erfasste Fälle ab, prüft im SAP I-HS, ob Patient und Fall bereits bestehen, verifiziert den amtlichen Namen über das UPI, recherchiert die Versicherungskartennummer in VeKa-Online und CoverCard und importiert darüber die Versicherungsdeckung. Anschliessend konfiguriert er weitere Falldaten wie Hausarzt, Arbeitgeber bei Unfall und zusätzliche Kostenträger; jeder Arbeitsschritt wird protokolliert. Ist die Fallzuordnung unklar, entscheidet eine Mitarbeitende der PATA über eine Webmaske.
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