Geprüft wird nie das Original, sondern eine Arbeitskopie davon – vollständig konfiguriert, zugewiesen und eingereicht
Wie ein Pharmaunternehmen die Arbeitskopien für seine Dokumentenprüfungen automatisch erstellt, korrekt klassifiziert und zur Freigabe zuweist.
Die Dokumente liegen in einem internen System, nach Kategorien geordnet. Vor jeder Prüfung muss eine Arbeitskopie entstehen, damit das Original unberührt bleibt. Bisher legte eine Person jede Kopie von Hand an, übernahm sämtliche Metadaten aus dem Original, klassifizierte die Kopie als Testdurchführung und startete den Vorgang – für jedes Dokument derselbe Ablauf. Der Aufwand wuchs direkt mit der Menge.
Ein Roboter liest die Dokumentenliste aus einer Excel-Datei, filtert nach den relevanten Dokumenttypen und lässt definierte Formate aussen vor. Für jedes Dokument erstellt er die Arbeitskopie, vergibt die Benennung, klassifiziert sie als Testdurchführung, setzt die Metadaten, weist die zuständige Person zur Freigabe zu und reicht sie zur Prüfung ein. Am Ende des Laufs verschickt er einen Bericht über alle verarbeiteten Dokumente, deren Status und aufgetretene Fehler.
Habt ihr einen ähnlichen Prozess?
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