Jeder Chargenbericht wird gelesen, einsortiert und einheitlich benannt – ohne dass ihn jemand öffnen muss
Wie ein Pharmahersteller Chargenberichte automatisch klassifiziert, umbenennt und ablegt – ohne dass jemand bis zu 100 Seiten nach zwei Kennungen durchsuchen muss.
Chargenberichte landen als umfangreiche PDFs in einem gemeinsamen Ordner. Um einen abzulegen, musste jemand ihn öffnen, bis zu 100 Seiten mit Tabellen und strukturierten Feldern durchlesen und zwei Kennungen finden – eine Chargen-ID und eine Chargennummer –, die im Dateinamen nirgends stehen. Erst dann liess sich das Dokument einer von zwei Kategorien zuordnen, umbenennen und verschieben. Das Problem war nicht die Komplexität, sondern Menge und Wiederholung.
Ein Roboter überwacht den Ordner und startet automatisch, sobald ein neues PDF eintrifft. Er liest den Inhalt, bestimmt anhand bestimmter Felder und des ursprünglichen Dateinamens die Kategorie, extrahiert die Chargen-ID über Mustererkennung sowie die Chargennummer, benennt die Datei nach einer einheitlichen Konvention und legt sie im richtigen Zielordner ab. Das Originaldokument wird archiviert. Am Ende jedes Laufs verschickt der Roboter eine Zusammenfassung per E-Mail, mit allen bearbeiteten Dokumenten und ihren Dateipfaden.
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